Sklandus dokumentų valdymas organizuojant darbų saugą ir mokymus
Pandemijai pakoregavus įprastus verslo procesus, įmonės ieško efektyvių būdų tęsti veiklą pasikeitusioje aplinkoje. Dirbant iš namų, popierinių dokumentų valdymas gali būti komplikuotas – rengimas, spausdinimas, pasirašymo organizavimas, saugojimas. Nesvarbu iš kurios pasaulio vietos dirbate, elektroninių dokumentų valdymo sprendimas skirtas palengvinti kasdienius įmonės procesus. Užtikriname patogų naudojimąsi, informacijos saugumą ir prieinamumą iš bet kurios pasaulio vietos, taupome Jūsų laiką.
Gauti pasiūlymą
Elektroninių dokumentų šablonų kūrimas
- „Zebracloud“ sistemoje susikursite naudojamų dokumentų šablonus, pavyzdžiui, paslaugų sutartis, instrukcijas, taisykles, nuostatus ir kt. Juos galėsite organizuoti pagal pasirinktas dokumentų grupes. Dokumento šablono paskirtis – dažnas ir greitas dokumento panaudojimas, keičiant tik kliento duomenis ar kitą svarbią informacijos dalį. Dokumentą sudaro nekintanti tekstinė dalis ir konfigūruojami laukeliai, kuriuose įvedama kintanti informacija. Ją suvedus, dokumentą galima peržiūrėti ir teikti susipažinti, pasirašyti.
- Kiekvienas dokumento šablonas turi turėti nurodytą pasirašančiųjų eiliškumą ir parašo tipą – visa tai padės sklandžiai parengti dokumentą ir palengvins pasirašymo procesą.
Elektroninių dokumentų pasirašymas
- Kad ir kur būtumėte, mokymų dokumentus galėsite teikti klientams pasirašyti skirtingais būdais – planšete ar m. parašu. Prieš pateikdami dokumentą pasirašyti, galėsite jį iš anksto nusiųsti klientui susipažinti el. paštu.
- Kiekvienas pasirašytas dokumentas žymimas kvalifikuotu „Zebracloud“ e-spaudu, užtikrinančiu dokumento vientisumą ir autentiškumą bei „eIDAS“ reglamento atitikimą.
- Visi dokumentai saugomi sistemoje, tad naudodami greituosius filtrus, galėsite filtruoti dokumentų būseną (pasirašomas, rengiamas, anuliuotas, užbaigtas), dokumentų grupes, šablonus, pasirašymo terminus, dokumento datą ir pan.
Klientų informacijos valdymas
- Kliento duomenis kaupkite skaitmenizuotoje kliento kortelėje, kurioje ne tik lengvai rasite kontaktinius duomenis, bet ir galėsite susieti asmenį su įmone, matyti visus pasirašytus dokumentus, esant poreikiui, pridėti svarbius komentarus.
- Jei Jūsų įmonė turi kelis padalinius, visi sistemos naudotojai galės matyti reikiamą kliento informaciją, inicijuoti dokumentų kūrimą, įtraukti kolegas, organizuoti dokumentų pasirašymą.
Duomenų saugumas – mūsų prioritetas!
Sau ir partneriams taikome itin aukštus saugumo standartus. Siekiame pasitikėjimu paremto bendradarbiavimo, užtikrinančio Jūsų verslo saugumą.