Vidiniai įmonės dokumentai: kodėl popierinius dokumentus verta pakeisti elektroninių dokumentų sistema?
Remiantis „Statista“ duomenimis, sunaudojamo popieriaus kiekis per metus pasaulyje siekia 422 milijonus tonų. Daugiausia popieriaus pasaulyje pagamina ir sunaudoja Kinija ir Jungtinės Amerikos Valstijos (JAV). Pastaroji per metus išleidžia net 120 milijardų dolerių spausdintiems dokumentams, kurie po kelių mėnesių tampa nebereikalingi. Įdomu tai, kad darbuotojai praleidžia 30–40 proc. savo laiko ieškodami reikiamo dokumento, o kai kurios organizacijos pameta dokumentą kas 12 sekundžių. Remiantis „Nintex“ tyrimo duomenimis 39 proc. apklaustųjų iš 1000 darbuotojų JAV, dirbančių skirtinguose sektoriuose teigė, kad susiduria su nesklandžiu įmonės popierinių dokumentų valdymu, o 49 proc. iš jų paminėjo dokumentų archyvavimo iššūkius.
Popierinių dokumentų sunaudojimo kainą savo įmonėje galite paskaičiuoti įvertinę popieriaus įsigijimo ir transportavimo kaštus, archyvavimą, dokumentų spausdinimo ir skenavimo išlaidas, dokumentų naikinimą. Priklausomai nuo įmonės dydžio ir veiklos srities, paskutinėje eilutėje susidariusi suma skirsis, tačiau pritarsite, kad didžioji dalis įmonių popierių naudoja, o išlaidos kasmet auga. Popieriaus kainų pokytį paskatino ir pasaulinė pandemija, kurios metu popieriaus kainos augo 3–5 proc.
Įvertinus įmonės popieriui išleidžiamus kaštus bei vidinių procesų efektyvumą (dokumentų laikymą, paiešką, darbuotojų praleidžiamą laiką juos kuriant ir teikiant pasirašyti), galima svarstyti apie rinkoje esančias alternatyvas optimizuoti veiklą. Viena jų – dokumentų valdymo sistema.
Kodėl Jūsų įmonei verta vidinius dokumentus valdyti elektroniniu būdu?
- Naudodami elektroninius dokumentus – sutaupysite
Ar skaičiavote, kiek finansų per metus skiriate įmonės popierinių dokumentų valdymui? „Gartner Inc.“ tyrime teigiama, kad suma, išleidžiama popieriui, spausdinimui, archyvavimui ir pan. apytikriai siekia 3 proc. įmonės uždirbamų pajamų. Remiantis kitais paskaičiavimais, jei įmonėje dirba 100 darbuotojų, vien popieriui išleidžiama suma per metus gali siekti apie 7054 Eur, archyvavimo patalpoms apie 7495 Eur, o kur dar darbuotojų atlyginimai ir kitos sąnaudos. Ar tai priimtina suma? Spręsti Jums. Visgi, technologijos atveria galimybes keisti įprastus procesus už rinkoje priimtiną kainą. Elektroninių dokumentų valdymo sistemą dabar galite pradėti naudotis vos nuo 16 Eur už naudotoją, o esant didesnei nei 9 asmenų komandai, už dar priimtinesnę 360 Eur / mėn. kainą įmonei. Elektroninių dokumentų sistema padengs pagrindinius dokumentų valdymo procesus – sudarymą, pasirašymą, saugojimą. Keisdami nusistovėjusią veiklą galėsite ne tik sutaupyti bet ir palengvinti įmonėje vykstančius procesus ir prisidėti prie pokyčių, skatinančių atsakingą išteklių naudojimą. - Aiškūs procesai
Dokumentų valdymo sistema – tai įrankis, leidžiantis įmonėje vykstančius procesus optimizuoti. Pritaikius sistemos funkcionalumus prie Jūsų įmonės procesų, kompanijos darbuotojams bus lengviau ir paprasčiau valdyti dokumentus. Mūsų sistemoje galėsite susikurti dokumentų šablonus, juos priskirti didesnėms grupėms, parinkti pasirašančių ir susipažįstančių su dokumentu asmenis, įkelti dokumentus į sistemą, filtruoti informaciją, bendradarbiauti su kolegomis redaguojant dokumentą ir pan. Kurdami ir naudodamiesi dokumentų šablonais įsivesite aiškią tvarką. Tiek esami, tiek naujai prisijungę darbuotojai matys naujausią šablono versiją, o dokumentai bus aiškios struktūros ir vientisumo.
- Efektyvus dokumentų pasirašymas vidiniu sistemos parašu
Įprastą vidinių dokumentų pasirašymą popieriuje pakeiskite vidiniu sistemos parašu. Darbdaviui ir darbuotojui sudarius rašytinį susitarimą naudoti vidinį sistemos parašą, darbuotojai aiškiai žinos dokumento pasirašymo procesą. Nebereikės spausdintų dokumentų nešti keliems skirtingiems įmonės darbuotojams – viskas bus atliekama sistemoje. Vidinį parašą kiekvienas darbuotojas galės susikurti naudodamasis unikalia skaičių kombinacija. Pasirašius dokumentą, sistemoje matysis naudotojo vardas ir pavardė bei pasirašymo būsena. Šis pasirašymo būdas suteiks galimybę efektyviau supažindinti darbuotojus ir su atnaujintomis įmonės instrukcijomis, taisyklėmis ir kita informacija. Parengtą dokumentą išsiųsite susipažinti visiems sistemos naudotojams ir galėsite patogiai stebėti, kurie darbuotojai su informacija susipažino, o kurie – dar ne.
Dokumentų tvirtinimas nesustos ir Jums esant komandiruotėje, susitikime ar atostogaujant. Mobiliuoju telefonu ar kitu įrenginiu prisijungę prie sistemos, galėsite pasirašyti dokumentus iš bet kurios pasaulio vietos.
- Darbuotojų laiko taupymas
Įmonės darbuotojams nebereikės gaišti laiko ieškant dokumentų stalčiuose, archyvuose ar teiraujantis įmonės administratorės. Visi dokumentai – rengiami, pasirašomi, užbaigti, anuliuoti – laikomi toje pat sistemoje. Naudodamiesi greitaisiais filtrais, galėsite lengvai rasti ieškomą dokumentą pagal jo būseną, šabloną, grupę, datą ar kitus pasirinktus kriterijus. Kadangi visi duomenys talpinami debesyje, kad ir kur būtumėte, dirbtumėte iš namų, keliautumėte, dalyvautumėte susitikime – galėsite pasiekti reikiamą informaciją.
Dokumentų šablono kūrimo funkcionalumas leis darbuotojams itin greitai užpildyti reikiamą dokumentą, pavyzdžiui, atostogų prašymą ar komandiruotės dokumentus, o šių dokumentų pasirašymui vidiniu sisteminiu parašu užtruksite vos kelias sekundes.
- Bendradarbiavimas su kolegomis
Rengdami naują dokumentą sistemoje, galėsite įtraukti kolegas, prisidėsiančius prie dokumento kūrimo proceso. Dokumento dalyviams galėsite suteikti teisę peržiūrėti dokumentą ar jį kartu redaguoti bei komentuoti. Taip paspartinsite dokumentų kūrimo procesą, nereikės siųsti dokumentų el. paštu, pakitimus matysite toje pat vietoje. Tai itin naudingas funkcionalumas įmonėms, kurios turi keletą padalinių skirtingose lokacijose.
Tikime, kad elektroninių dokumentų valdymas – ateitis, į kurią žengs vis daugiau įmonių. Kviečiame peržiūrėti Jūsų įmonės vidinius procesus, diskutuoti su kolegomis apie jų optimizavimą ir ieškoti technologinio sprendimo, atnešančio apčiuopiamą naudą Jūsų įmonei ir darbuotojams.